In der Technischen Fakultät ist die folgende Position zu besetzen:
Über 30 Jahre Forschungs- und Lehrerfahrung und eine starke interdisziplinäre und internationale Ausrichtung prägen die Technische Fakultät der Universität Bielefeld. Als Besonderheit in Deutschland vereint sie die Fachbereiche Biotechnologie und Informatik unter einem Dach und verfügt mit den Schwerpunkten Bioinformatik und Kognitive Informatik über ein äußerst zukunftsträchtiges Profil. In 9 Studiengängen bietet sie für aktuell ca. 1.800 Studierende eine forschungsorientierte und praxisnahe Ausbildung auf hohem Niveau. Die Forschung ihrer Gruppen ist interdisziplinär ausgerichtet und in vier fakultätsübergreifenden Forschungsinstituten (ZWEs) - CeBiTec, CITEC, CoR-Lab und FSPM2 - gebündelt. Mit derzeit über 100 Projekten ist sie aktuell die drittmittelstärkste Fakultät der Universität Bielefeld.
Ihr Arbeitsbereich als Teamassistenz ist hälftig in der Arbeitsgruppe "Algorithmik und Bioinformatik" von Prof. Markus Nebel angesiedelt. Mit der anderen Hälfte der Stelle sind Sie im Dekanat der Technischen Fakultät angesiedelt und unterstützen von dort administrativ und organisatorisch Mitglieder der Technischen Fakultät.
Sie erwartet eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem zukunftsträchtigen Forschungs- und Ausbildungsumfeld und in einem motivierten Team mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Arbeits- und Gesprächskultur.
Als Organisationstalent sorgen Sie für die sichere und fachgerechte Führung des Sekretariats der Arbeitsgruppe von Prof. Nebel und stärken das Team des Dekanats der Technischen Fakultät. Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
- Mitwirkung bei der Organisation der Arbeitsgruppen, Ansprechperson für Mitarbeiter*innen, Studierende, Gäste, Kooperationspartner*innen, etc.
- Koordination und Organisation der typischen Abläufe eines Sekretariats (z. B. Terminkoordination und -vereinbarung, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Raummanagement, Verwaltungen von Prüfungen, etc.)
- Erstellen von Statistiken und Berichten inkl. der Finanzplanung von Sachmittelbeschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalverträgen und Bearbeitung der Hilfskraftverträge
- Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel in den Gruppen
- Unterstützung bei der Finanzierungsprüfung von Drittmittelprojekten
- Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
- Betreuung der Gastwissenschaftler*innen
- Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen der Universität
- Vergütung nach E8 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
- sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert anzugehen
- gutes Zeitmanagement und Organisationstalent
- selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und starke Dienstleistungsorientierung
- sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS-Office)
- Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
- Berufserfahrung im Hochschulumfeld
- Erfahrungen in einem internationalen (Arbeits-)Umfeld
- Erfahrung mit Projektverwaltung und Rechnungswesen (L B. von Forschungsdrittmitteln)
- Erfahrungen im Umgang mit SAP
- Erfahrung in der Pflege einer Homepage
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen. Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech22209 per Post an die angegebene Adresse möglich.
Bewerbungsfrist: 07.07.2022