Sekretär*in (m/w/d)

In der Fakultät für Chemie, Arbeitskreis Didaktik, ist die folgende Position zu besetzen:

Sekretär*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech22524

Start: nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Sekretär*in ist im neuen Arbeitskreis Didaktik an der Fakultät für Chemie angesiedelt. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden Sie mit einem sehr heterogenen Personenkreis zusammen arbeiten (Studierende, Wissenschaftler*innen, Auszubildende, Technische Mitarbeiter*innen). Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Arbeits- und Gesprächskultur. Bei Interesse kann eine gleichzeitige Bewerbung auf Tech22459 (BCI) erfolgen. Bitte geben Sie dies bei Ihrer Bewerbung an.

Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises (Haushalt und Drittmittel), unter anderem Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben, laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel, Mithilfe bei der Erstellung von Projektanträgen bzw. -berichten sowie von Verwendungsnachweisen (25 %)
Organisation von Terminen und Dienstreisen sowie allgemeine Sekretariatstätigkeit (20 %)
Veranstaltungsorganisation und Kontakt mit Schulen (15 %)
Pflege und Gestaltung der Webdienste (15 %)
Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten (10 %)
Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung mit SRM-System, Überprüfung des Status der Beschaffung sowie des Wareneingangs, Dokumentation in SAP und Ablage (10 %)
Verwaltung und Dokumentation von Lehrleistungen und Prüfungen (5 %)

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
sehr gute Kenntnisse und umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit MS-Office
sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit der Erstellung von Finanzübersichten
sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit SAP-basierten oder vergleichbaren Anwendungen (vorrangig Berichtswesen)
gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik, Formulierung) und gute aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel, vor allem umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche und mit der Kommunikation via digitaler Medien
strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
ausgeprägt gute Kommunikationsfähigkeit
Teamfähigkeit, Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Personengruppen (Studierende/Wissenschaftler*innen/Auszubildende/Technisches Personal), verbindliches und freundliches Auftreten
ausgeprägte Serviceorientierung, hohe Einsatzfreude
positiver Umgang mit stressigen Situationen

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
Kenntnisse über und praktische Erfahrungen mit der Webseitengestaltung/-pflege sowie Öffentlichkeitsarbeit
Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
Erfahrung im Umgang mit Studierenden

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen. Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech22524 per Post an die angegebene Adresse möglich.

Bewerbungsfrist: 19.07.2022

Kontakt
Prof. Dr. Stefanie Schwedler
0521 106-2038
stefanie.schwedler@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Chemie
Prof. Dr. Stefanie Schwedler
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

als PDF öffnen