Sekretär*in (m/w/d)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften ist am Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) die folgende Position zu besetzen:

Sekretär*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech23540

Start: 01.11.2023 oder nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E6 TV-L
unbefristet

Das Institut für Mathematische Wirtschaftsforschung (IMW) ist eine renommierte interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Universität Bielefeld. Das Institut beschäftigt Wissenschaftler*innen aus vielen Ländern; hinzu kommen häufige Besuche externer Wissenschaftler*innen. Wir suchen eine*n Sekretär*in, die*der den Empfang des Instituts leitet und sich um die anfallenden Sekretariatsaufgaben kümmert. Die Arbeitssprache des Instituts ist englisch, von daher erwarten wir gute Kenntnisse der englischen Sprache. Neben der Führung des Sekretariats fallen allgemeine kleinere Verwaltungsarbeiten an, die unter Leitung des Managements des Instituts erledigt werden.

Die Führung des Sekretariats umfasst eine Vielzahl verschiedener Sekretariatsaufgaben. Zu diesen gehören unter anderem:

Führung des Sekretariats, Auskunftserteilung, teilweise in englischer Sprache
allgemeinen Verwaltungsaufgaben (z. B. Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Reisekostenabrechnungen, Gästebetreuung und - unterstützung, Aktenführung etc.)
Terminmanagement
Erledigung der Korrespondenz, teilweise in englischer Sprache

Vergütung nach E6 TV-L
unbefristet
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r) oder alternativ eine sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
gute Englischkenntnisse im schriftlichen und mündlichen Bereich
gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik)
gute Kenntnisse im Umgang des Programmpakets MS-Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint)
Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel sowie einschlägige Erfahrung im Umgang mit E-Mail
Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
verbindliches und freundliches Auftreten
ausgeprägtes Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise

Das wünschen wir uns

Erfahrung in der Führung eines Sekretariates

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 27.09.2023

Kontakt
Prof. Dr. Frank Riedel
0521 106-5647
frank.riedel@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Wirtschaftswissenschaften / IMW
Bettina Buiwitt-Robson
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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