Mitarbeiter*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech23546

Start: nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E7 TV-L
unbefristet

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studienangebot der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist für die Arbeitsbereiche der Linguistik eine Stelle im (Fremdsprachen-)Sekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für die Arbeitsbereich von vier Professor*innen zuständig. Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml.

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:

selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:

Ermittlung von Finanzbedarfen
Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in englischer Sprache.

Ihr Profil

Das erwarten wir

nachgewiesene Kenntnisse in der englischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
sehr gute Kommunikationsfähigkeit
Flexibilität
Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
SAP-Kenntnisse

Vergütung nach E7 TV-L
unbefristet
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
sicherer Arbeitsplatz
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 27.09.2023

Kontakt
Ines Bzdyk
0521 106-5239
ines.bzdyk@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Ines Bzdyk
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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