Sachbearbeiter*in (m/w/d) für Haushalts- und Drittmittelangelegenheiten

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Mathematik ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25265

Start: 01.10.2025
Vollzeit
Vergütung nach E9a TV-L
befristet

Finanzplanung und Überwachung der Haushaltsmittel der Fakultät (35 %)
Finanzplanung und -überwachung des Budgets der Drittmittelprojekte der Fakultät inklusive Berechnung der vorhandenen Mittel, Monitoring und Controlling der Ausgaben in enger Abstimmung mit dem*der Projektleiter*in, der Dekanats- und zentralen Verwaltung und bei Berücksichtigung der Projektfristen, Mitwirkung bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen, Dokumentation der Ausgaben sowie Vorbereitung und Begleitung von Rechnungsprüfungen (35 %)
Beschaffungen (SAP/SRM) und Rechnungsbearbeitung (X-Flow) sowie Prüfung der Einhaltung haushalts- und zuwendungsrechtlicher Vorschriften, in Einzelfällen auch Klärung von arbeits-, steuer- und wettbewerbsrechtlichen Fragestellungen, Arbeiten mit SAP Reiseworkflow (10 %)
Raum- und Schlüsselverwaltung (10 %)
Bearbeitung von Reisebeihilfe, Kolloquien, Honorar-, Gastwissenschaftler*innen- und Werkverträgen, u.ä. (10 %)

Alle Aufgaben enthalten kommunikative Anteile mit den Mitarbeiter*innen und Besucher*innen in Englisch. Aufgrund der Aufgaben ist es erforderlich, dass mindestens 60 % der Arbeitszeit in Präsenz ausgeübt wird.

Vergütung nach E9a TV-L
befristet für die Dauer der Elternzeit der*des Stelleninhaber*in, längstens bis zum 31.07.2026 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG)
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit einen Teil der Arbeiten im Rahmen "mobiler Arbeit" zu erledigen
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kaufmann*frau für Büromanagement, Industriekaufmann*frau)
gutes Gespür für Zahlen
gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Word, Excel)
Kenntnisse in der Anwendung von SAP SRM, SAP CO/PS, WMD, x-Flow, SAP Reiseworkflow bzw. Befähigung und Bereitschaft diese zeitnah zu erwerben
Grundkenntnisse im Bereich "Einstellungsprozesse wissenschaftliches Personal" bzw. Befähigung und Bereitschaft diese zeitnah zu erwerben
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
selbständige und strukturierte Arbeitsweise
Serviceorientierung und Einsatzfreude
gute Team- und Kommunikationsfähigkeit

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Hochschulverwaltung, speziell in der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
haushaltsrechtliche und/oder betriebswirtschaftliche Kenntnisse
Erfahrungen im Finanzmanagement

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 09.07.2025

Kontakt
Stephanie Werblow
0521 106-4750
stephanie.werblow@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Mathematik
Stephanie Werblow
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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