Assistent*in (m/w/d) im Rektorat

Im Rektorat ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech23726

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E9a TV-L
unbefristet

Das Referat der Rektorin unterstützt die Rektorin in allen Belangen der zentralen und strategischen Hochschulprojekte der Rektorin. Dazu gehört die programatische Defintion und Koordination der dafür notwendigen Prozesse sowie der Abstimmungen mit allen Stakeholdern, Einrichtungen und Gremien der Universität. Die*Der Referent*in der Rektorin (aktuell in Ausschreibung) wird zudem verantwortlich sein für die fachliche Koordination und Leitung des Referates der Rektorin.

allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Bereich der Referent*innen der Rektorin, insbesondere der Leitung des Referats der Rektorin (40 %)
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Reisekostenabrechnungen
- Pflege der Homepage
- Terminvereinbarung und -koordination
- Erledigung der (internationalen) Korrespondenz
- Systematisieren, Organisieren und Verwalten der Ordnerstruktur / Aktenablage / Wiedervorlage, sowohl in Papierform als auch elektronisch
- Posteingang und -ausgang
inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Verwaltungsvorgängen sowie Gremiensitzungen, Veranstaltungen und Besprechungen (50 %)
- organisatorische und aktenseitige Vorbereitung von Terminen
- Bedienung der entsprechenden Gremiensoftware
- Einholen von Informationen
- Prüfen und vervollständigen von Unterlagen
- Auswertung von Protokollbeiträgen, erstellen und versenden von Protokollen
Unterstützung bei der Organisation von der Rektorin und von den Referent*innen der Rektorin umzusetzender Veranstaltungen und Sitzungen (10 %)
- Organisation von Veranstaltungen und Sitzungen
- Gästebetreuung während Terminen
- Raumplanung
- Erstellung von Schriftgut
- Kostenabwicklung

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw.Angestelltenlehrgang I,Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Excel, Word und weitere Office-Anwendungen)
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel
Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche
selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
sehr gute (mündliche und schriftliche) Kommunikationsfähigkeit
Kompetenz im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen

Das wünschen wir uns

Erfahrung in der Führung eines Sekretariats
Erfahrung in der Hochschulverwaltung
Erfahrung in SAP
Erfahrung in der Pflege von Webseiten

Vergütung nach E9a TV-L
unbefristet
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
sicherer Arbeitsplatz
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
gute Verkehrsanbindung
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 31.12.2023

Kontakt
Simone Anderhub
0521 106-4074
simone.anderhub@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Dezernat Personal und Organisation
Laura Spilker
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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