Teamassistent*in (m/w/d)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Medizinischen Fakultät OWL ist in der AG 5 "Allgemein- und Familienmedizin" die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech21527

Start: nächstmöglich
Vollzeit
Vergütung nach E9a TV-L
unbefristet

Die neu etablierte Arbeitsgruppe für "Allgemein- und Familienmedizin" der Medizinischen Fakultät ist an der Schnittstelle zwischen Universitätsmedizin und hausärztlicher Versorgung tätig und nimmt zukünftig eine zentrale Rolle in der Ausgestaltung des allgemeinmedizinischen Schwerpunktes der Fakultät ein. Im Mittelpunkt stehen die Ausbildung von Studierenden im Bielefelder Modellstudiengang, die klinische und Versorgungsforschung sowie zukünftig die Kooperation in der allgemeinmedizinischen Weiterbildung. Dazu werden wir mit zahlreichen Hausärzt*innenpraxen in OWL, anderen AGs und Einrichtungen der Medizinischen Fakultät OWL, der Universität Bielefeld, (über-)regionalen Netzwerken sowie weiteren Partner*innen im In- und Ausland in Forschung sowie Aus- und Weiterbildung zusammenarbeiten.

Als Teamassistenz der AG 5 Allgemein- und Familienmedizin übernehmen Sie Verantwortung in Organisationsentwicklung, Zeit-, Ressourcen-, Projekt- und Prozessmanagement inkl. interner Finanzüberwachung sowie im Netzwerk-/Customer Relations Management.

Sie übernehmen die nachstehenden Aufgaben und fungieren als zentrale Schnittstelle zum Dekanat der Medizinischen Fakultät OWL:

Unterstützung bei der Verwaltung und Planung von Drittmittel- und anderen Forschungsprojekten in enger Zusammenarbeit mit dem Dekanat, u. a. Ermittlung des Finanzbedarfs und der verfügbaren Mittel, Mithilfe bei der Erstellung von Ausgabenübersichten, Projektanträgen bzw. -berichten und von Verwendungsnachweisen, sowie Unterstützung bei der Verwaltung und Planung der AG-Mittel, inkl. Überwachung der Mittelabflüsse (60 %)
Netzwerk- und Customer Relations Management: externe Kommunikation mit universitären und nicht-universitären Partner*innen aus In- und Ausland; Organisation von Veranstaltungen, Koordination von Dienstreisen zu externen Partner*innen aus In- und Ausland (20 %)
Unterstützung in Personalangelegenheiten, unterschriftsreife Zusammenstellung von Beschäftigungsanträgen und Stellenausschreibungen sowie Koordination von Hilfskräften, administrative Abwicklung von internen und externen Qualifizierungsmaßnahmen, insb. in der Nachwuchsförderung (10 %)
allgemeine Sekretariatsaufgaben inkl. Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung im SRM-System und Ablage (10 %)

Vergütung nach E9a TV-L
unbefristet
Vollzeit

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle
Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
verantwortungsvolle, besonders bedeutsame und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer lernenden Umgebung
Möglichkeit beim Aufbau eines hochmotivierten, interprofessionellen Teams mit harmonischem kollegialen Arbeitsklima und bei der Gestaltung Ihres eigenen Arbeitsfeldes mitzuwirken

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene, einschlägige Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
umfangreiche Kenntnisse von Verwaltungsprozessen, insb. des Finanz- und Personalwesens
sichere Kenntnisse im Umgang mit MS Office
sichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Begeisterungs-, Team-, und Kooperationsfähigkeit sowie Kommunikationskompetenz, Konflikt- und Kritikfähigkeit sowie Serviceorientierung
konzeptionelles Denken sowie sehr gute analytische und Problemlösungsfähigkeit, Leistungsmotivation, Eigeninitiative, Lernbereitschaft, Zielorientierung, Verantwortungsbewusstsein, persönliches Engagement, Loyalität
Flexibilität in der Übernahme wechselnder Aufgabenstelllungen in unterschiedlichen thematischen Zusammenhängen mit Aufgeschlossenheit zur Mitwirkung in Aufbau- und Veränderungsprozessen
Gender- und Diversitätskompetenz

Das wünschen wir uns

Weiterbildung im Projekt- und Prozessmanagement sowie fundierte Kenntnisse in Planungs- und Organisationstechniken
berufliche Vorerfahrung im Projekt-/Prozessmanagement
Kenntnisse in Organisationsentwicklung und ggf. Erfahrung in Organisationsberatung
Kenntnisse der finanzwirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Hochschulbereich
Kenntnisse in Projektmanagement und Planungssoftware sowie SAP
Erfahrung in Customer Relations Management

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen. Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech21527 per Post an die angegebene Adresse oder per E-Mail in einem pdf-Dokument an karriere-medizin@uni-bielefeld.de möglich.

Bewerbungsfrist: 08.03.2021

Kontakt
Prof. Dr. med. Christiane Muth
0521 106-67982
christiane.muth@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Medizinische Fakultät OWL
Kerstin Jefferson-Kröger
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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