Im Dezernat Studium und Lehre ist die folgende Position zu besetzen:
Sachbearbeiter*in (m/w/d) für das Studierendensekretariat am Infopunkt
An der Universität Bielefeld studieren ca. 25.000 Menschen an den 14 Fakultäten, die ein differenziertes Fächerspektrum in den Geistes-, Natur-, Sozial und Technikwissenschaften abdecken. Darüber hinaus verfügt die Universität über eine Medizinische Fakultä. Das Dezernat Studium und Lehre berät und betreut Studieninteressierte, Studierende und Lehrende zu allen Themen rund um das Studium. Der Fokus im Studierendensekretariat liegt auf der administrativen Verwaltung der Studierenden, insbesondere der Organisation und Durchführung der Bewerbungs- und Zulassungsverfahren, der Einschreibung, der Rückmeldung, der Beurlaubung und der Exmatrikulation.
Während die klassische Sachbearbeitung mit zeitintensiveren Fragen nebst Aktenführung im Back Office des Studierendensekretariats mit stundenweisem Publikumsverkehr erfolgt, stellt der Infopunkt (Front Office) die erste Anlaufstelle für (zukünftige) Studierende sowie Studieninteressierte dar (Publikumsverkehr von 8.00 -16.00 Uhr).
Die Arbeitszeit wird sich überwiegend auf den Nachmittagsdienst (aktuell bis 16 Uhr) fokussieren. Die Stelle bietet sich daher auch für Beschäftigte der Universität an, die ihren Stellenumfang aufstocken möchten.
Für die Erstbearbeitung am Info-Punkt sowie den gelegentlichen Einsatz im Back Office oder für telefonische und schriftliche Erstberatung suchen wir zur Unterstützung unseres Teams einen Sachbearbeiter*in. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:
- Beratungstätigkeiten hinsichtlich Studienmöglichkeiten, Studienstruktur, Bewerbungsmodalitäten und -wege (35 %)
- Sachbearbeitungstätigkeiten hinsichtlich rechtlicher Prüfung von Zulassungen und Vornahme von Einschreibungen (30 %)
- Durchführung von Studiengang- und Hochschulwechsel (15 %)
- Bearbeitungen von Beurlaubungen (10 %), Exmatrikulationen (5 %) und Rückmeldungen (5 %)
- Vergütung nach E9a TV-L
- unbefristet
- Teilzeit 50 %
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltungsbezogenen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I) oder alternativ andere geeignete abgeschlossene Ausbildung (insb. Kaufmann*frau für Büromanagement, Industriekaufmann*frau, Rechtsanwalts-und Notarfachangestellte*r) mit praktischer Erfahrung im öffentlichen Dienst oder
- alternativ abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) im verwaltungswissenschaftlichen, rechtswissenschaftlichen, betriebswirtschaftlichen oder kulturwissenschaftlichen Bereich
- gute EDV-Kenntnisse
- gute Englischkenntnisse
- hohe Veränderungsbereitschaft, Einsatzfreude und Serviceorientierung
- hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation sowie Teamfähigkeit
- ausgeprägte Fähigkeit zum strukturierten, analytischen und effizienten Arbeiten
- hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Serviceorientierung und Fähigkeit zur Selbstorganisation
- Erfahrungen in der Hochschulverwaltung, vorzugsweise in einer ähnlichen Position
- praktische Erfahrung in der Anwendung von Rechtsvorschriften
- gute Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.
Bewerbungsfrist: 27.03.2025