Office Manager*in (m/w/d)

INTERNE AUSSCHREIBUNG

In der Fakultät für Chemie, Arbeitskreis BCI, ist die folgende Position zu besetzen:

Kennziffer: Tech25468

Start: nächstmöglich
Teilzeit 50 %
Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Office Manager*in ist im neuen Arbeitskreis Biochemie I an der Fakultät für Chemie angesiedelt. Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden Sie mit einem internationalen und heterogenen Team zusammen arbeiten. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit mit kurzen Abstimmungswegen und offener, wertschätzender Arbeits- und Gesprächskultur.

Verwaltung und Planung der Finanzen des Arbeitskreises (Haushalt und Drittmittel), unter anderem Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben, laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel, ggf. Veranlassung von erforderlichen Umbuchungen, Erstellung von Ausgabenübersichten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektanträgen bzw. -berichten sowie von Verwendungsnachweisen (40 %)
Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten, unter anderem Stellenausschreibung, Auswahlverfahren und Einstellung sowie Weiterbeschäftigung von Mitarbeiter*innen, Dokumentation von Personalvorgängen, Überwachung der Nutzung vorhandener Drittmittel- und Haushaltsstellen (15 %)
Organisation von Terminen und Dienstreisen, allgemeine Sekretariatstätigkeit (20 %)
Beschaffungsangelegenheiten, unter anderem Bestellung im SRM-System, Überprüfung des Status der Beschaffung sowie des Wareneingangs, Dokumentation in SAP und Ablage (10 %)
Vorbereitung von Prüfung und Abwicklung von Masterbewerbungen (10 %)
Korrespondenz sowie Korrekturen (auch in englischer Sprache) (5 %)

Vergütung nach E8 TV-L
unbefristet
Teilzeit 50 %

interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
flexible Arbeitszeiten
FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
kollegiale Zusammenarbeit
offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Ihr Profil

Das erwarten wir

abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
sehr gute Kenntnisse und umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit MS-Office
sehr gute Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit der Erstellung von Finanzübersichten
sehr gute Deutschkenntnisse (v. a. Rechtschreibung, Grammatik, Formulierung)
sehr gute aktive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel, vor allem umfangreiche praktische Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche und mit der Kommunikation via digitaler Medien
strukturierte, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise und ausgeprägtes Organisationsgeschick
Kommunikationsstärke sowie hohe Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Kooperation mit unterschiedlichen Zielgruppen (Universitätsverwaltung, Gäste, Besucher*innen)
positiver Umgang mit stressigen Situationen

Das wünschen wir uns

Erfahrungen in der Hochschulverwaltung
Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
Erfahrung im Umgang mit Studierenden
Kenntnisse in und praktische Erfahrung mit SAP-basierten Anwendungen (vorrangig Berichtswesen) oder vergleichbarer Software

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.

Bewerbungsfrist: 19.11.2025

Kontakt
Dr. Stefanie Bechstein
0521 106-6134
stefanie.bechstein@uni-bielefeld.de

Anschrift
Universität Bielefeld
Fakultät für Chemie
Dr. Stefanie Bechstein
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.

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