Assistenz im digitalen Gremienmanagement (90 %):

• verwaltungsmäßige Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Rektoratssitzung in Zusammenarbeit mit der*dem zuständigen Referent*in (u. a. Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Session.Net, Verschickung der Einladungen, Terminabstimmungen, Wiedervorlagen, digitale Archivierung und Ablage, Abstimmung mit Dezernaten) (60 %)
• Key User-Tätigkeit im digitalen Gremienmanagement (derzeit Session/Session.Net, eAkte) inkl. Mitwirkung an der Weiterentwicklung des digitalen Gremienmanagements (25 %)
• Vertretung der Assistenz anderer zentraler Gremien (wie Senat, Hochschulrat, Universitätsentwicklungskommission) (5 %)

Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Referat der Rektorin, insb. der Leitung des Referats der Rektorin (Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, organisatorische Unterstützung bei Veranstaltungen, Bestellungen u. ä.) (10 %)

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet/befristet (50 % unbefristet, 12,5 % befristet bis zum 31.08.2027 mit der Option auf Verlängerung) (§ 14 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 TzBfG)
• Teilzeit 62,5 %
• Die Arbeitszeit orientiert sich an den Gremienabläufen (erhöhte Verfügbarkeit ist insbesondere montags und freitags innerhalb der Kernarbeitszeit bis 15 Uhr erforderlich). Möglichkeit zum Homeoffice ist gegeben.

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte*r)
• alternativ: vergleichbar geeignete Qualifikation (z. B. durch Studium, Berufserfahrung, Fortbildungsmaßnahmen o. ä.)
• sehr gute Kenntnisse digitaler Verwaltungsabläufe sowie im Daten- und Dokumentenmanagement
• Erfahrung in der Assistenz
• Bereitschaft zur Arbeit mit neuen Gremien- und Datenmanagementsystemen und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung digitaler Prozesse
• selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten
• Freude an der verbindlichen wie freundlichen Kommunikation (ausgeprägte kommunikative Kompetenz)
• Fähigkeit, auch in Zeiten hoher Beanspruchung Ruhe, Überblick und Priorisierung zu bewahren
• Gender- und Diversitykompetenz

• Kenntnisse im Gremienmanagement, insbesondere im Umgang mit eAkte, Session.Net und Session
• Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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