• erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gastwissenschaftler*innen und Hilfskräfte der Profilbereiche für Anliegen und Auskünfte aller Art
• administrative und organisatorische Unterstützung der Profilbereiche und des gesamten Teams
• Koordination und Organisation der typischen Abläufe in den Profilbereichen (z. B. Planung und Durchführung von Tagungen, Workshops, Kolloquien, Exkursionen und Dienstreisen, Hotelbuchungen, Reisekostenabrechnungen, Buchungen von Räumen, Terminkoordination und -vereinbarung), Pflege der Prüfungsdatenbank, der Homepage und des elektronischen Vorlesungsverzeichnisses
• Abwicklung der Korrespondenz
• Korrekturlesen
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. bei Veranstaltungen)

Im Rahmen der Wahrnehmung der o. g. Aufgaben ist aufgrund der Internationalisierung und den daraus resultierenden zunehmenden Kooperationen mit dem Ausland teilweise auch die Kommunikation in englischer Sprache (mündlich und schriftlich) erforderlich.

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Ausbildungsberuf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (v. a. Rechtschreibung, Grammatik)
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Beherrschung moderner Bürokommunikationsmittel sowie Erfahrung im Umgang mit E-Mail und Internet-Recherche
• gute Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägte Serviceorientierung sowie verbindliches und freundliches Auftreten
• Fähigkeit zum strukturierten und selbständigen Arbeiten
• Teamfähigkeit, soziale Kompetenz, Einsatzfreude, Organisationsgeschick

• Hochschulerfahrung
• Erfahrung in der Führung eines Sekretariates
• Kenntnisse bzw. Erfahrungen im Umgang mit Homepages
• Kenntnisse im Umgang mit Content-Management-Systemen

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet/befristet 25 % befristet bis zum 30.06.2030 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Teilzeit 75 % (50 % unbefristet, 25 % befristet auf 4 Jahre)

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12. (abhängig vom konkreten Arbeitsfeld)
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

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