Ihre Aufgabe ist im Wesentlichen die Planung, Organisation und Durchführung (inter)nationaler Veranstaltungen. Dies umfasst: 

• Erstellung von Ablaufplänen; Auswahl und Buchung von Locations; Koordination der einzelnen Aspekte (Catering, Technik, Ausstattung); Überwachung von Meilensteinen und Fristen
• Teilnehmendenmanagement & Kommunikation: Erstellung von Einladungen; Pflege von Datenbanken; Korrespondenz mit Referent*innen und Gästen; Betreuung der Veranstaltungs-Website/App; Erstellung von Tagungsunterlagen
• Finanzmanagement: Kalkulation der Veranstaltungskosten; Einholen und Vergleichen von Angeboten (Vergaberecht NRW); Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung; ggf. Abwicklung von Sponsoringverträgen
• Durchführung vor Ort: Ansprechperson für Dienstleister und Teilnehmer*innen; Krisenmanagement bei kurzfristigen Störungen im Ablauf
• Nachbereitung: Evaluation der Feedbackbögen; Erstellung von Abschlussberichten; Dokumentation; Verwendungsnachweis der Mittel

• Vergütung nach E9a TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %

• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

• vorzugsweise abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau*mann oder ein abgeschlossenes einschlägiges (Fach-)Hochschulstudium (z. B. Eventmanagement oder vergleichbar); jeweils mit nachgewiesenen einschlägigen Erfahrungen (zum Beispiel im Rahmen einer Berufstätigkeit, SHK-/WHK-Tätigkeiten oder aus Praktika)
• alternativ: andere geeignete verwaltungsbezogene oder kaufmännische Berufsausbildung oder ein entsprechendes Studium mit mehrjähriger einschlägiger und nachgewiesener Berufserfahrung
• ausgewiesene sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS-Office
• interkulturelle Kompetenz
• selbstständige, eigenverantwortliche und engagierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• kooperativer, teamorientierter und transparenter Arbeitsstil
• Kommunikationsstärke und hohe Serviceorientierung

• Freude an Nachverfolgung
• Erfahrungen im internationalen Umfeld

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Button "JETZT BEWERBEN" erreichen.